Conditions Générales de Ventes
Article 1 – Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles Katia Secrétariat Multi-Services (ci-après KSMS), micro-entrepreneure (EI), propose des prestations de secrétariat administratif à destination exclusive de clients professionnels (B2B), personnes physiques ou morales agissant dans le cadre de leur activité commerciale, artisanale, libérale ou associative, réalisées à distance et/ou sur site.
Article 2 – Identification du prestataire
- Nom / Prénom ou Dénomination commerciale : Katia Secrétariat Multi-Services
- Statut : Micro-entreprise
- Adresse du siège : 87 rue des Marais 01120 LA BOISSE
- SIRET : 10056971400015
- Email : katiasms@outlook.fr
- Téléphone : 07 82 38 01 81
Article 3 – Champ d’application
Les présentes CGV s’appliquent à toutes les prestations de services conclues entre le prestataire et le client, sauf conditions particulières convenues par écrit.
Toute commande implique l’acceptation sans réserve des présentes CGV.
Article 4 – Modalités d’exécution
La Prestataire exerce son activité en totale indépendance dans le cadre de son statut de micro-entrepreneur.
Il conserve l’entière maîtrise de l’organisation de son travail, de ses méthodes et de ses horaires.
Il est expressément convenu qu’aucun lien de subordination n’existe entre le Client et le Prestataire.
Les prestations sont réalisées :
- À distance (télésecrétariat)
- Dans les locaux du Client (ponctuellement)
- Selon une organisation mixte
Article 5– Description des prestations
Les prestations peuvent inclure notamment (liste non exhaustive) :
- Le tri et le traitement des e-mails
- L'organisation d'agenda et de rendez-vous
- La saisie et la mise en forme de documents
- La saisie, la mise en forme et l'envoi de devis dont les tarifs, montants, remises, conditions commerciales et informations associées ont été préalablement déterminés, communiqués par écrit et validés par le client.
- La saisie, la mise en forme et l'envoi de factures dont les montants, prestations facturées et informations nécessaires à l'établissement du document ont été préalablement déterminés, communiqués par écrit et validés par le client.
- Les relances administratives (sur la base des informations communiquées par écrit par le client)
- La préparation et le classement de documents administratifs
- L'archivage numérique et la mise à jour de bases de données
Cadre d’intervention : Les prestations sont réalisées dans le cadre d'une mission d'assistance administrative, selon les informations, consignes et validations préalables du client. La prestataire intervient exclusivement dans la saisie, la mise en forme et la transmission des documents administratifs. Elle ne détermine aucun tarif, montant, taux, remise, prestation facturée ou condition commerciale, ces éléments relevant de la seule responsabilité du client.
Propriété intellectuelle : Les documents produits par le prestataire deviennent la propriété du client après règlement complet de la prestation.
Les prestations sont réalisées :
- À distance (email, téléphone, outils numériques appartenant à l’entreprise Katia Secrétariat Multi-Services sauf pour le matériel spécialisé à l’activité du client).
- Sur site, dans les locaux du client, selon les modalités définies au devis (matériel fourni par l’entreprise accueillante).
Clause de sous-traitance : Le prestataire se réserve le droit de recourir à des sous-traitants, sous sa responsabilité.
Propriété intellectuelle : Les documents produits par le prestataire deviennent la propriété du client après règlement complet de la prestation.
Les prestations sont réalisées :
- À distance (email, téléphone, outils numériques appartenant à l’entreprise Katia Secrétariat Multi-Services sauf pour le matériel spécialisé à l’activité du client).
- Sur site, dans les locaux du client, selon les modalités définies au devis (matériel fourni par l’entreprise accueillante).
Clause de sous-traitance : Le prestataire se réserve le droit de recourir à des sous-traitants, sous sa responsabilité.
Article 6– Devis et commande
Toute prestation fait l’objet :
- soit d’un devis écrit, valable 1 mois.
- soit d’un accord écrit (email, bon de commande, contrat,lettre de mission).
La commande est considérée comme ferme et définitive à réception du devis signé avec la mention « bon pour accord » ou validation écrite équivalente.
Article 7 – Tarifs
Les prix sont exprimés en euros (€).
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.
Les tarifs peuvent être :
- horaires
- forfaitaires (à la semaine-sur site, au mois, en externe)
- ou sur devis personnalisé
Les frais de déplacement (prestations sur site) seront facturés en supplément et précisés sur le devis.
Article 8 – Modalités de paiement
Le paiement s’effectue selon les modalités suivantes :
- virement bancaire
Sauf mention contraire, le paiement est exigible :
- à date d’émission de la facture
Le délai de paiement accordé aux clients professionnels ne pourra en tout état de cause excéder 30 jours à compter de la date d'émission de la facture.
Article 9 – Paiement des packs mensuels
- Les packs proposés par KSMS constituent des forfaits mensuels comprenant un volume défini d’heures de prestations.
- Le paiement du pack est exigible en totalité à la commande, avant le début de la période de prestation. La commande est considérée comme validée uniquement après réception du règlement.
- La période de prestation débute le 1er jour du mois suivant la commande, sauf accord écrit contraire entre les parties.
- En cas de non‑paiement, KSMS se réserve le droit de ne pas débuter la prestation, de suspendre les travaux en cours ou de refuser toute nouvelle commande.
- Les heures incluses dans les forfaits mensuels sont valables uniquement pour la période concernée. Les heures non consommées à l'issue de cette période sont perdues et ne peuvent faire l'objet d'aucun remboursement, report ou avoir, sauf accord écrit contraire de la prestataire.
- Dépassement de forfait : Le volume d'heures inclus dans le forfait constitue la limite maximale de prestation pour la période concernée. Lorsque le volume d'heures restant apparaît insuffisant pour traiter les demandes du client jusqu'à la fin de la période, la prestataire en informe le client. Aucune prestation dépassant le volume horaire du forfait souscrit ne sera réalisée sans l'accord préalable du client. Les heures complémentaires expressément autorisées par le client feront l'objet d'une facturation complémentaire au tarif horaire en vigueur au moment de leur réalisation. En cas de dépassements réguliers ou récurrents, la prestataire pourra proposer un forfait plus adapté aux besoins constatés.
- Les forfaits mensuels proposés par la prestataire sont conclus pour une durée déterminée correspondant à la période souscrite. Ils ne font l'objet d'aucune reconduction tacite.
- À l'issue de la période concernée, toute poursuite de la collaboration ou souscription d'un nouveau forfait devra faire l'objet d'un accord exprès entre les parties.
Article 10 – Retard de paiement
Clients professionnels (B2B)
En cas de retard de paiement :
- des pénalités de retard égales à trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur seront appliquées.
- une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera due conformément à l'article. L441-10 du Code de commerce.
- la prestataire pourra suspendre immédiatement les prestations en cours ju
Article 11 – Obligations des parties
Obligations du prestataire
Le prestataire s’engage à exécuter la mission avec diligence, professionnalisme et confidentialité.
Obligations du client
Le client s’engage à :
- Transmettre par écrit (sms, mail, messagerie professionnelle, etc.) l’ensemble des informations, montants, tarifs, prestations, remises et instructions nécessaires à l’exécution des prestations confiées à la prestataire.
- fournir des informations exactes et complètes,
- transmettre les documents nécessaires dans les délais,
- respecter les échéances de paiement,
- Valider les documents nécessitant son accord préalable.
Tout retard dans la transmission des informations, documents, instructions ou validations nécessaires à l'exécution de la mission entraîne un report équivalent des délais d'exécution initialement prévus. La prestataire ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant de ce retard.
Les échanges réalisés par courrier électronique, SMS ou tout autre moyen de communication écrit convenu entre les parties font foi entre celles-ci et peuvent être utilisés comme éléments de preuve dans le cadre de l'exécution des prestations.
Article 12 – Confidentialité
Le prestataire s’engage à conserver strictement confidentielles toutes les informations et documents portés à sa connaissance dans le cadre des prestations.
Cette obligation perdure après la fin du contrat.
Article 13 – Responsabilité
La prestataire est tenue à une obligation de moyens dans l'exécution des prestations confiées.
Les prestations sont réalisées exclusivement sur la base des informations, documents, instructions et validations fournis par le client. La prestataire ne procède à aucune vérification de conformité juridique, fiscale, sociale ou comptable des informations, données ou documents transmis par le client ou traités dans le cadre de la mission.
La responsabilité de la prestataire ne saurait être engagée en cas d'erreur, omission, retard ou dommage résultant d'informations incomplètes, erronées, contradictoires ou transmises tardivement par le client.
Tout document établi, mis en forme, transmis ou envoyé après validation expresse du client est réputé conforme à ses instructions. La responsabilité de la prestataire ne saurait être engagée pour les erreurs, omissions ou informations inexactes figurant dans un document validé par le client.
La prestataire ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, pertes d'exploitation, pertes de chiffre d'affaires, pertes de clientèle ou préjudices commerciaux subis par le client.
En tout état de cause, la responsabilité de la prestataire, lorsqu'elle est engagée, est limitée au montant de la prestation concernée.
.Article 14 – Force majeure
Aucune des parties ne pourra être tenue responsable en cas de force majeure telle que définie par l’article 1218 du Code civil.
Article 15 – Résiliation
Chaque partie peut mettre fin à la collaboration :
- selon les conditions prévues au devis , contrat ou lettre de mission.(fin de mission ou fin de délai du pack).
- pour les missions à durée indéterminée après notification écrite par lettre recommandée avec accusé de réception et respect d’un préavis de 15 jours calendaires.
Les prestations déjà réalisées restent dues.
Article 16 – Données personnelles
Les données personnelles collectées sont utilisées uniquement dans le cadre de la relation commerciale.
Conformément au RGPD, le client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ses données.
Article 17 – Litiges et droit applicable
Les présentes CGV sont soumises au droit français.
En cas de litige entre professionnels relatif à l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes CGV, les juridictions compétentes du ressort de Bourg-en-Bresse seront seules compétentes, sous réserve des dispositions légales impératives applicables.